Le planning restauration

1- La gestion des plannings en restauration : une étape indispensable

Peut-on se passer d’un planning en restauration ?

La gestion du temps de travail est un enjeu majeur dans la restauration. Imaginez un orchestre sans partition auquel on attribuerait au hasard des instruments désaccordés. La cacophonie serait assurée, n’est-ce pas ? La restauration repose elle aussi sur un travail d’équipe qui demande un certain sens du rythme et une harmonisation de l’ensemble. La qualité de chaque service est une question de coordination.

Chaque collaborateur a besoin de connaître son emploi du temps au moins une semaine à l’avance pour être pleinement opérationnel.  Si certains virtuoses parviennent à accorder leurs instruments à l’oreille à force d’entrainement, la réciproque n’est pas toujours valable en restauration. Le personnel se renouvelle régulièrement et réclame des ajustements constants. Il peut s’agir :

• De collaborateurs permanents
• De saisonniers
• D’extras étudiants

Les équipiers proviennent de formations différentes et ne disposent pas tous de la même expérience. Il faut ainsi veiller à ce que chacun effectue des tâches pour lesquelles il est compétent et en développe de nouvelles à son rythme pour gagner en polyvalence. Pour y parvenir, les équipiers-formateurs doivent être en mesure de dégager du temps. L’élaboration du planning hebdomadaire ou mensuel est une étape fondamentale et l’équipe de Prestachef – Fournisseur pour restaurants, vous livre ses secrets.

 A quoi sert le planning d’un CHR ?

Les responsables de cafés, hôtels et restaurants (CHR) sont sur tous les fronts. Ils doivent mettre en place un planning qui permette de gérer efficacement leur établissement. Il s’agit de coordonner trois éléments pour éviter les contretemps :

• Les flux de clientèle
• La disponibilité des équipes
• Les livraisons des fournisseurs

Les professionnels de la restauration doivent prévoir les pics de fréquentation pour que leurs équipes ne se retrouvent pas en sous-effectif. Encore faut-il qu’une livraison de marchandise impromptue ne vienne pas tout chambouler ! Impossible de s’en sortir si la moitié de l’équipe doit décharger un camion à la hâte. Afin de gagner en productivité, chaque membre du personnel a besoin de visualiser clairement l’ordre dans lequel il doit réaliser les tâches qui lui ont été affectées. Une bonne gestion des ressources humaines permet de ne pas s’éparpiller.

Que faut-il prendre en compte dans la gestion des plannings ?

Faire un planning prévisionnel en adéquation avec la convention collective de son établissement n’est pas toujours un exercice facile. C’est à la fois une question de flexibilité, de synchronisation, et d’équité entre les employés. Organiser les horaires de travail demande de la minutie puisqu’il faut prendre en compte :

• Les heures supplémentaires et les jours de récupération
• Les plages horaires (coupures, horaires de nuit…)
• Les absences, les congés et les RTT
• Les jours fériés

Les heures supplémentaires peuvent devenir un véritable casse-tête sans un suivi précis. Il faut garder à l’esprit que les salariés d’un CHR ont droit à deux jours de repos par semaine, qu’ils soient consécutifs ou non.  Le surmenage peut avoir des conséquences sur la santé et le bien-être des collaborateurs. Pour y veiller, il est important de rappeler qu’un salarié ne peut pas travailler plus de :

• 44 heures par semaine sur une période de 12 semaines
• 48 heures sur une semaine

Pour éviter de commettre une erreur et gagner du temps, mieux vaut utiliser un logiciel de gestion de planning ! Afin de vous aider à créer un planning efficace, Prestachef vous accompagne dans le choix de votre outil de planification.

2- Comment faire un bon planning en restauration ?

Les trois étapes à suivre pour réaliser votre planning

Cette démarche vous aidera à déterminer avec précision les actions qui doivent être réalisées, par quel équipier, avec quels moyens et à quelle fréquence. On peut aussi résumer cette méthode en se posant trois questions : quoi, qui et comment ? Il s’agit donc de :

1. Faire l’inventaire des missions
2. Rédiger des fiches de postes
3. Organiser la répartition des tâches

Bien entendu, en fonction de la taille de votre établissement, certains collaborateurs devront réaliser plusieurs missions au cours de leur service. Si vous ne savez pas par où commencer pour inventorier vos missions, voici une liste des tâches les plus communes en restauration :

• Le déchargement des livraisons
• L’organisation de la réserve
• La mise en place de la salle
• L’accueil de la clientèle
• La gestion des réservations
• La prise des commandes
• La réalisation des commandes
• Le service en salle
• L’encaissement
• L’aseptisation des surfaces en cuisine
• L’entretien de la salle

Pour chacune de ces tâches, il faudra rédiger un descriptif à la fois concis et précis. L’objectif est de permettre à vos collaborateurs d’identifier facilement les opérations auxquelles ils doivent procéder. Une fiche de poste est un guide détaillé d’une activité. Vous pouvez par exemple :

• proposer quelques formules de politesse au personnel en charge de la relation-client
• rappeler les règles d’encaissement des tickets restaurants et chèques-vacances
• préciser les produits à utiliser pour nettoyer les surfaces

Il ne vous reste plus qu’à attribuer un poste à chaque collaborateur en prenant ses qualifications en compte. Un bon planning permet d’optimiser le temps de toute l’équipe et donne à chacun le sentiment que son travail est valorisé !

Quels sont les meilleurs outils de gestion en restauration ?

Trello, le tableur Excel et Google agenda sont des applications pratiques pour une utilisation personnelle mais s’adaptent mal aux professionnels.  Les responsables de CHR ont besoin d’une solution de gestion optimisée pour leur activité. Tout l’enjeu consiste à simplifier le processus de gestion et à parer les imprévus. Les professionnels n’ont pas de temps à perdre ! Il leur faut un outil ergonomique, équipé d’interfaces personnalisables, ainsi que des options de notifications et d’alertes paramétrables qui les aident à tenir leurs échéances et leurs budgets.

Si vous recherchez un tableau de bord intuitif, simple d’utilisation et paramétrable en quelques clics pour votre gestion du personnel et des emplois du temps, nous vous recommandons d’essayer l’un de ces trois logiciels :

• Netresto
• Snapshift
• Skello

Ces trois solutions logicielles sont difficiles à départager. Chacune vous permettra de tout gérer, du planning jusqu’aux fiches de paie. A la manière d’un agenda partagé, elles offrent la possibilité de consulter les plannings en ligne, mais aussi de s’occuper de la gestion des congés et absences éventuelles. Ces logiciels de gestion facilitent considérablement la visualisation des plannings. Ils ont toutefois un prix conséquent : prévoyez un budget d’environ 90 € par mois pour vous abonner à l’un de ces services.